Comment licencier des salariés? Conseils et bonnes pratiques
Août 06, 2024 par marie
Se séparer de salariés n’est jamais facile et à n’en pas douter, l’idée de mener une procédure de licenciement économique peut être impressionnante. Mais la bonne nouvelle, c’est qu’un plan soigneusement exécuté peut faire une vraie différence, aussi bien pour les salariés impactés que pour les personnes chargées de mener à bien le licenciement.
5 étapes pour mener un licenciement à bien dans les meilleures conditions
Pour vous offrir une vision globale du processus, nous avons identifié 5 étapes clés à suivre afin de s’assurer que le licenciement se déroule de manière fluide. Les voici :
- Étape 1 : constituer une équipe de responsables aux profils variés qui seront chargés de suivre le licenciement.
- Étape 2 : mettre en place un plan de communication pour chaque étape du processus.
- Étape 3 : définir les critères de sélection des salariés.
- Étape 4 : former les responsables et managers.
- Étape 5 : préparer l’entretien de licenciement.
Étape 1 : constituer une équipe
Cette première étape est fondamentale lorsque l’on se demande comment licencier des salariés en CDI. Selon l’ampleur de la réduction d’effectif envisagée, il est souvent nécessaire de mobiliser plusieurs personnes pour accomplir cette tâche.
Pour mener le processus à bien, vous aurez besoin de rassembler au sein d’une équipe dédiée des profils variés : managers, responsables RH, responsables juridiques et responsables des relations publiques. Veillez également à avoir une diversité en termes de niveau d’expérience, mais aussi de genre et d’âge.
Il est important d’impliquer dès le départ tous les responsables liés de près ou de loin au licenciement envisagé. Les dirigeants haut placés aussi bien que les chefs de pôles ont tous un rôle à jouer pour s’assurer que l’entreprise conserve ses meilleurs talents et que sa productivité ne soit pas impactée. Cette étape initiale est centrale pour vous aider à prendre les bonnes décisions.
Étape 2 : définir un plan de communication
Il est important d’établir une communication claire et honnête expliquant en toute transparence pourquoi la réduction d’effectifs est nécessaire. Votre rôle consiste à définir des éléments de langage pertinents, qui aideront les équipes dirigeantes à annoncer la nouvelle.
Les salariés veulent connaître les raisons de leur départ, et c’est bien normal. Gardez à l’esprit que les raisons invoquées doivent toujours être liées à un motif économique, et ne pas être personnelles. Consacrez un grand soin à choisir les mots adaptés ; il est bien sûr hors de question d’utiliser des expressions comme “faire le ménage” ou “dégraisser les effectifs”. Mettez-vous à la place des salariés : qu’est-ce qu’il serait acceptable pour vous d’entendre si vous étiez dans leur situation ?
Vous serez peut être étonné·e de voir cette étape apparaître si tôt dans le processus. Mais lorsqu’il s’agit de comprendre comment licencier un salarié, il est essentiel de prendre toute la mesure de l’importance de la communication. En effet, c’est elle qui définit ce que les salariés impactés (et, potentiellement, un public plus large), retiendront de ce licenciement. Nous recommandons donc toujours aux responsables RH de rédiger un conducteur précis qui pourra être suivi à la lettre par les personnes impliquées.
Votre plan de communication doit contenir le détail de tous les emails et courriers que vous prévoyez d’envoyer au cours de la procédure. Ne négligez pas pour autant la préparation des échanges oraux, qui sont centraux.
Pourquoi et comment licencier des salariés avec tact ?
La perte d’un emploi est l’un des événements les plus angoissants qui peuvent impacter la vie d’un individu. Devoir annoncer à une personne que son poste est supprimé peut aussi causer un stress important. En somme, un licenciement n’est jamais une partie de plaisir pour les acteurs impliqués. Il s’agit toujours d’un moment éprouvant.
Alors, existe-t-il des manières de rendre le processus plus fluide et moins désagréable pour tout le monde ? Oui ! Le secret : une préparation solide. Étant donnés les enjeux (retenir les talents clés, maintenir le moral des équipes et la réputation de l’entreprise…), avoir un plan précis en tête peut faire la différence.
En mettant en place un plan d’action ainsi qu’une communication transparente, et en sollicitant l’accompagnement d’un service d’outplacement, vous pouvez rendre le licenciement nettement moins vertigineux et angoissant. Comprendre comment licencier des salariés avec tact permet à l’entreprise de prendre les bonnes décisions lorsqu’elles sont nécessaires, et de maintenir sa compétitivité sur le long terme.
Maintenant que vous avez saisi toute l’importance d’une bonne préparation, découvrez nos conseils concrets pour mener à bien une procédure de licenciement dans les meilleures conditions.
Étape 3 : déterminer des critères pour licencier des salariés
Avec la communication, la mise en place de critères précis pour licencier des salariés est l’un des aspects les plus importants du processus de licenciement. En effet, mal choisir les salariés concernés peut avoir un impact négatif sur la productivité et obliger l’entreprise, à terme, à procéder à de nouvelles embauches. Cette erreur peut se révéler chronophage et coûteuse.
Avant de débuter les licenciements, commencez par proposer un plan de départs volontaires. Un accord à l’amiable présente de nombreux avantages par rapport à un licenciement. D’abord, les salariés qui optent pour le départ volontaire ont moins de chances de poursuivre leur employeur aux prud’hommes, et peuvent même être enclins à signer une décharge en échange d’une indemnité de départ intéressante et de services d’outplacement. De plus, un salarié quitte l’entreprise dans un meilleur état d’esprit si son départ est volontaire que s’il est mis à la porte.
Après cette première campagne de départs volontaires, il est temps de déterminer une politique de sélection des salariés qui seront licenciés. En premier lieu, il est indispensable de respecter les critères légaux, en prenant en compte :
- la charge de famille du salarié, en particulier celles des parents isolés,
- l’ancienneté du salarié,
- toute situation rendant la réinsertion professionnelle spécialement difficile (handicap, âge…),
- les qualités professionnelles appréciées par catégorie.
La mise en place d’un ordre de priorité se fait au cas par cas dans chaque entreprise, car chaque situation est unique. Certains employeurs préfèrent privilégier l’expérience en choisissant un principe de “dernier arrivé, premier parti”, quand d’autres prennent avant tout en compte les performances individuelles.
Quelle que soit votre approche, assurez-vous de choisir une option qui garantira le succès futur de votre entreprise, plutôt que de vous laisser aveugler par les économies à court terme.
Étape 4 : former les responsables et managers
Les salariés vont chercher des réponses tout au long du processus. Vous devez donc vous assurer que les responsables et managers disposent des bons éléments de langage pour leur répondre.
Comme nous l’avons déjà dit, une communication transparente est indispensable pour maintenir le moral des équipes et la productivité de l’entreprise. Un manque de communication peut alimenter toutes sortes de rumeurs. Un petit coaching en la matière peut donc faire une vraie différence.
En effet, faire preuve de maladresse ou donner l’impression de rejeter la faute sur les autres risque d’envenimer rapidement la situation. Il est donc important que vous aidiez les managers à savoir quoi dire, et quand.
En proposant des avantages tels qu’une belle indemnité de départ ou des services d’outplacement, vous pouvez rendre la situation nettement moins inconfortable. Ce type de mesures doivent être clairement détaillées dans votre plan de communication initial.
S’assurer de la conformité légale de la procédure
La planification d’un licenciement nécessite de travailler main dans la main avec les services juridiques afin de s’assurer que la réglementation et le droit du travail sont respectés. Sans plonger dans les détails, citons quelques points à prendre en compte.
D’abord, comme nous l’avons vu, la sélection des salariés concernés ne doit pas se faire au hasard. Certains critères légaux sont déterminants pour établir un ordre de priorité. De plus, le licenciement ne doit être basé sur aucune discrimination.
D’autre part, tout licenciement économique doit s’appuyer sur une cause économique réelle et sérieuse, et sur une procédure strictement encadrée. Pour en savoir plus, nous vous invitons à consulter notre article sur la procédure de licenciement économique.
Étape 5 : notifier les salariés concernés et soutenir les “rescapés”
Pour informer les salariés concernés de leur licenciement, prévoyez un entretien individuel et privé. Il s’agit d’un moment sensible et difficile pour ces personnes, qui doit donc faire l’objet d’une attention particulière. Préparez un conducteur simple pour mener cet entretien. Ne leur faites pas perdre de temps : s’ils ont des questions, répondez-leur du mieux que vous pouvez, mais sans vous éloigner du sujet. Les responsables RH sont là pour aider dans ce type de situation.
En même temps, gardez à l’esprit qu’il s’agit aussi d’un moment éprouvant pour les salariés épargnés par le licenciement, qui peuvent être sujets à un véritable “syndrome du survivant”. Il est bien sûr important de souligner que leur poste est sécurisé, mais mieux vaut éviter de le faire si vous savez que de nouvelles réductions d’effectif risquent d’être nécessaires dans un futur proche.
L’un des meilleurs moyens de maintenir le moral des équipes pendant un licenciement est plutôt de montrer aux salariés survivants que leurs collègues sont traités avec attention et respect, et se voient offrir un accompagnement incluant une indemnité de départ intéressante et des services d’outplacement.
Comment informer les salariés d’un licenciement ?
Vous l’aurez compris : une communication réfléchie est la clé pour qu’un licenciement se déroule dans les meilleures conditions possibles. Divulguer la nouvelle et alerter les équipes d’une manière inappropriée est une erreur courante, mais très dommageable.
Nous avons tous été témoins des licenciements de masse organisés sur Zoom pendant la pandémie. Les entreprises à l’origine de ces annonces brutales ont vu leur réputation ternie, peut-être de manière indélébile, par ces événements. Il faut garder à l’esprit que les clients sont rarement enclins à faire appel aux services de sociétés qui ne traitent pas leurs employés comme elles le devraient, ou à acheter leurs produits.
Pour prévenir vos équipes des licenciements, nous vous recommandons donc de vous montrer aussi ouvert·e et honnête que vous le pouvez. Les entretiens individuels sont l’occasion d’aider les personnes qui perdent leur emploi, de leur offrir d’emblée les services d’un prestataire d’outplacement et de faire tout ce qui est en votre pouvoir pour leur annoncer la nouvelle avec humanité et empathie.
Cela implique évidemment d’éviter certaines mauvaises pratiques comme les annonces collectives en visioconférence, les notifications par mail ou, pire encore, la désactivation des cartes d’accès des salariés avant qu’ils soient informés qu’un licenciement est prévu.
Quelle est la meilleure manière de notifier un salarié de son licenciement ?
Même lorsqu’ils sont facultatifs (si le licenciement concerne au moins 10 salariés et que des délégués du personnel ou un CSE sont présents dans l’entreprise), les entretiens individuels sont fortement recommandés.
Ils peuvent être menés en personne ou en visioconférence, par le manager de la personne concernée et/ou par un représentant des RH. Dans tous les cas, il est important que cet entretien demeure aussi confidentiel que possible, aussi bien pour éviter qu’un vent de panique s’empare des équipes, que par respect pour le salarié sortant.
Au moment de planifier l’entretien, choisissez une date avec soin. Prenez en considération les délais imposés par la loi : l’entretien doit se tenir au moins 5 jours ouvrables après l’envoi de la lettre de convocation. Adaptez également le timing aux horaires de travail des salariés et à vos autres contraintes. Certains experts disent que le mardi est le meilleur jour, tandis que d’autres préfèrent la fin de semaine.
Quoi qu’il en soit, le grand message à retenir en matière de communication est qu’il convient d’être aussi transparent·e, ferme, courtois·e et direct·e que possible.
Quelles sont les choses à ne pas dire lorsqu’on licencie un salarié ?
Grande question ! Gardez toujours à l’esprit que les licenciements sont des moments sensibles et porteurs d’une lourde charge émotionnelle. Les équipes risquent d’être sur les nerfs. Il est donc important que la personne chargée d’annoncer la nouvelle le fasse avec dignité et compassion, sans pour autant faire preuve d’un excès d’empathie qui peut être contre-productif.
L’annonce d’un licenciement doit toujours se faire en personne, ou en visioconférence si les salariés travaillent à distance. Idéalement, elle doit être faite conjointement par le manager de la personne concernée et par un représentant des RH. Comme nous l’avons dit, établir un conducteur précis peut être utile pour n’oublier aucun des points importants à aborder.
L’entretien doit être court et direct. Annoncez la nouvelle, exposez les motifs du licenciement (qui ne doivent ni être personnels, ni dévalorisants), donnez à votre interlocuteur la possibilité de s’exprimer, et informez-le des prochaines étapes, telles que le versement d’indemnités et l’outplacement. Vous tenez alors toutes les clés d’un licenciement solide et dans les règles.
Lors de la rédaction de votre conducteur, assurez-vous que vous utilisez des éléments de langage adaptés et mettez-vous toujours à la place de la personne en face de vous.
Comment licencier des salariés avec dignité et respect : les points à retenir
Les licenciements sont des moments stressants pour toutes les personnes qui travaillent dans l’entreprise. Pour s’assurer que le processus se déroule de manière fluide et que les talents clés demeurent dans l’entreprise, une communication claire et une planification adéquate sont nécessaires.
Pour mener à bien des licenciements d’une main experte, la clé est de communiquer avec toutes les parties prenantes, de planifier les différents aspects du processus, et de mettre la procédure en œuvre en s’assurant qu’elle est comprise et soutenue par les dirigeants et managers. Si ces conditions sont réunies, vous pourrez réduire le stress engendré par le licenciement ainsi que les risques qu’il fait peser sur la réputation de l’entreprise.
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