Le départ du salarié: bonnes pratiques en matière d’offboarding

La plupart des professionnels des RH ont une stratégie et une procédure d’onboarding bien rodée pour souhaiter la bienvenue aux nouvelles recrues, leur permettre de s’acclimater à leur nouvelle entreprise, à leur équipe et à leur poste, et les mettre sur la voie du succès. 

Bien souvent, en revanche, le départ du salarié fait l’objet d’une attention moindre. Pourtant, un processus d’offboarding bien pensé peut bénéficier aussi bien aux salariés sur le départ qu’à l’entreprise. Voyons comment.

L’offboarding coïncide avec les derniers moments de présence d’un collaborateur au sein de l’entreprise. Il consiste à mettre en place un processus pour gérer le départ du salarié. Bien mené, l’offboarding permet à cet employé comme à l’entreprise de vivre ce moment de transition en douceur.

Le départ du salarié peut s’accompagner de différents risques en matière juridique ou de sécurité. Le processus d’offboarding limite ces risques, tout en aidant les entreprises à attirer et retenir les talents, et à renforcer l’implication des équipes. Voici un aperçu des nombreux bénéfices qu’il y a à mettre en place une vraie stratégie pour gérer le départ du salarié :

• Un risque plus réduit de violations de la sécurité et de la confidentialité des données.
• Une diminution du risque de poursuites judiciaires.
• Une séparation à l’amiable avec le salarié, donc moins de chances qu’il dénigre l’entreprise et nuise à sa réputation.
• Un impact moindre sur l’équipe et les opérations.
• Un meilleur moral pour les salariés qui demeurent dans l’entreprise (en limitant par exemple le syndrome du survivant).
• Une transition plus fluide avec les nouvelles recrues.
• Un retour d’expérience et la possibilité d’obtenir des informations précieuses de la part du salarié sur le départ.
• Plus de chances que le salarié sortant recommande l’entreprise à de potentielles recrues, et vice-versa.
• Une chance de le voir revenir à l’avenir dans l’entreprise.

• Une séparation à l’amiable avec l’employeur.
• La possibilité de partager honnêtement ses opinions sans crainte de représailles.
• Une compréhension claire des différentes indemnités de départ et compensations proposées.
• L’occasion de poser des questions.
• La possibilité d’annoncer son départ à sa manière et de dire au revoir à ses collègues.

Nous vous recommandons d’inclure les étapes suivantes dans le programme d’offboarding que vous proposez en cas de départ d’un salarié : 

Un processus formalisé d’offboarding peut vous permettre d’apprendre beaucoup de choses sur le fonctionnement de votre entreprise. Cela est particulièrement vrai si le départ du salarié se fait à son initiative, dans le cadre d’une démission ou d’une rupture conventionnelle. Il a peut-être identifié un problème structurel dont vous n’avez pas conscience, et il est donc intéressant pour vous de savoir comment il en est venu à prendre sa décision. Comprendre les causes du départ du salarié vous aidera à ajuster votre stratégie pour réduire le turn-over et encourager les équipes à rester. 

Or, un processus formalisé d’offboarding facilite grandement la collecte d’informations auprès des employés sortants. Un entretien de départ accompagné d’un questionnaire suffit à tirer des conclusions fiables autour des points suivants :

• L’identification des problèmes et points de blocages.
• La meilleure manière d’encourager les salariés à rester.
• Les causes de départ des salariés et les mesures à prendre pour réduire les coûts liés au turn-over.
• Les leviers d’amélioration de la culture d’entreprise.
• Les opportunités de développement.

Conseil d’expert :
Pensez à compiler toutes les données issues des entretiens de départ et à analyser régulièrement les tendances avec les équipes de direction.

Les protocoles de sécurité sont un aspect clé des bonnes pratiques en matière d’offboarding. Il est essentiel de s’assurer qu’aucune information sensible ou classifiée ne sorte de l’entreprise lors du départ du salarié. 

Imaginez le chaos que pourrait provoquer une fuite d’informations classifiées… Pouvez-vous avoir une confiance aveugle en votre ancien salarié au point d’être absolument sûr·e qu’il n’abusera pas de sa position après son départ ? Même lorsque la confiance est au plus haut, mieux vaut prévenir que guérir. Nous vous conseillons donc d’inclure un volet de sécurité et conformité informatique dans votre processus d’offboarding. 

Voici les grandes étapes à suivre : 

1. Tenez à jour les listes de départs et informez les services clés de tout départ de salarié afin qu’ils puissent mettre en place des mesures adaptées.
2. Désactivez tous les identifiants des salariés sortants et clôturez leurs comptes, y compris sur le cloud.
3. Transférez les emails et appels. Mettez en place une redirection vers les interlocuteurs pertinents jusqu’à la suppression des comptes. Il est en effet courant de devoir attendre un certain temps avant de clôturer définitivement les comptes afin de ne pas interrompre brutalement les échanges avec des clients ou partenaires clés.
4. Vérifiez si l’employé sortant est enregistré comme référent principal pour un projet ou un compte client spécifique. Le départ du salarié ne doit pas mettre fin au projet, il est important de réattribuer les tâches.

Le départ d’un salarié peut être un grand bouleversement pour ses collaborateurs et pour l’entreprise dans son ensemble. Du jour au lendemain, les autres membres de l’équipe doivent reprendre la main sur des projets dans lesquels ils n’avaient pas été impliqués auparavant. Cela peut avoir pour conséquence de ralentir le rythme de travail, et donc de réduire la productivité et la rentabilité. De plus, la charge de travail supplémentaire, et le stress et la confusion qui l’accompagnent, peuvent susciter un certain mécontentement au sein des équipes.

Heureusement, un programme d’offboarding rigoureux peut permettre d’éviter ces écueils. Demandez au salarié sortant de lister toutes les tâches qu’il accomplit dans une journée, ainsi que tous les projets ponctuels en cours. Cela donnera aux autres employés un canevas auquel se référer, tout en permettant à la nouvelle recrue qui remplacera le salarié sortant de reprendre plus vite le fil.

Conseil d’expert :
Essayez d’embaucher un remplaçant avant le départ du salarié afin de permettre un transfert direct de connaissances.

Quitter son emploi est toujours stressant, même lorsque le salarié est à l’initiative de son départ. Vous pouvez rendre ce moment plus facile pour lui en faisant preuve d’attention, de soutien et de transparence.

Expliquez-lui précisément quand il recevra sa dernière paie et ses indemnités de départ, et quels services peuvent lui être proposés pour l’accompagner dans sa transition professionnelle. Si le départ du salarié fait suite à un licenciement, envisagez sérieusement de lui proposer des services d’outplacement pour l’aider à rebondir plus rapidement. Prenez le temps de lui expliquer en quoi consiste l’outplacement (coaching de carrière, opportunités de mise en réseau, aide à la rédaction de CV…) et surtout, quels sont les avantages de l’outplacement pour les salariés.

Laissez-le également annoncer lui-même son départ, afin qu’il puisse partager des informations de la manière et au moment qui lui conviennent, avant que des rumeurs ne se propagent. 

Quelles que soient les raisons qui mettent fin à la collaboration entre l’entreprise et le salarié (licenciement, rupture conventionnelle ou démission), l’offboarding doit être vécu comme une expérience positive. Il mérite autant d’attention que le processus d’onboarding. 

Vous pouvez par exemple organiser un pot de départ pour le salarié et en profiter pour louer sa contribution à la bonne marche de l’entreprise. L’essentiel est de s’assurer que vous ne vous couperez pas l’herbe sous le pied en malmenant les salariés sortants. Si vous ne prenez pas de telles précautions, vous vous exposez au risque qu’ils propagent une image négative de l’entreprise autour d’eux. Lorsque le départ du salarié se passe bien, celui-ci peut contribuer à améliorer le taux de rétention des salariés et la réputation de l’entreprise.

Savez-vous que les recommandations d’anciens salariés peuvent réduire considérablement le coût des embauches et le temps qu’elles prennent ? Des études l’ont montré : l’embauche d’un candidat recommandé prend 55 % moins de temps que lorsque l’on passe par un site de recherche d’emploi.

Il est aussi possible que les salariés sortants rejoignent à nouveau votre entreprise à l’avenir par une sorte d’“effet boomerang”. Une bonne raison de plus de traiter ces personnes avec respect tout au long du processus d’offboarding !

Bien que chaque départ de salarié suive les mêmes étapes, la durée du processus peut varier. Par exemple, il est probable qu’il y ait plus de sujets à aborder avec un cadre qu’avec un employé moins qualifié. La direction sera aussi plus encline à prévoir une longue période de transition pour recruter un remplaçant et assurer le transfert de connaissances pour un poste à responsabilités.

Conseil d’expert :
Assurez-vous que votre processus d’offboarding est conforme aux obligations en matière de résiliation du contrat de travail.

Créer une checklist permet à l’équipe RH de ne manquer aucune étape du processus d’offboarding, notamment en matière de sécurité. Voici nos suggestions de points à inclure dans votre liste pour assurer une transition fluide :

• Informez les services concernés (RH, comptabilité, informatique) du départ du salarié. Si nécessaire, donnez-leur les raisons de ce départ.

• Accomplissez les formalités administratives. Demandez au salarié de signer tous les documents légaux nécessaires et préparez les courriers officiels (lettre de licenciement…).

• Veillez au transfert de connaissances. Trouvez un remplaçant compétent pour reprendre les missions du salarié sortant. Préparez les fichiers, documents et informations nécessaires au bon transfert des connaissances et établissez un planning.

• Organisez un entretien de départ. Demandez au salarié sur le départ un retour honnête concernant son expérience dans l’entreprise. Partagez les enseignements clés avec les chefs de service concernés et prenez au sérieux toute plainte susceptible de provoquer d’autres départs de salariés à l’avenir.

• Demandez la restitution des biens de l’entreprise en rédigeant si besoin un courrier officiel. Assurez-vous que les salariés rendent bien leur ordinateur et leur téléphone professionnel, leur uniforme, leurs clés et leur carte de sécurité.

• Réglez les derniers détails. Vérifiez que le processus d’offboarding se déroule de manière fluide, discutez avec les autres employés, faites place nette dans l’espace de travail.

L’offboarding est tout aussi important que l’onboarding. Un processus d’offboarding rigoureux protège votre société de différents risques en matière juridique ou de sécurité. Il minimise les perturbations au sein des équipes et la baisse de la productivité. Il permet de rendre le départ du salarié plus fluide pour tout le monde. 

Inclure des services d’outplacement dans votre processus d’offboarding est une manière de montrer aux salariés que vous vous souciez d’eux et de booster le moral des équipes. 

Enfin, établir une checklist est la meilleure manière d’organiser le processus d’offboarding et de s’assurer que toutes les étapes nécessaires sont suivies.

marie

Marie est rédactrice depuis 2019. Elle accompagne les professionnel·les dans des transitions majeures comme la création d’entreprise ou la reconversion professionnelle en créant des contenus précis, documentés et accessibles. Au fil de ses 10 années d’expérience dans des entreprises de tailles et secteurs variés, elle a acquis une compréhension fine des environnements de travail et des dynamiques au sein des équipes. En parallèle de la création de contenus, elle se passionne pour la culture et mène des projets au service de la création audiovisuelle et de l'éducation artistique.